L'Agence de Développement Social fonctionne sur la base de l'organisation décrite selon l'organigramme ci-dessous :
Directeur
Le directeur se charge de la gestion de l’agence et agit en son nom, il accomplit ou autorise tous les actes ou opérations relatifs à sa mission et effectue tous les actes conservatoires. Il peut faire appel aux chargés de missions pour la prise en charge et le suivi de dossiers précis.
Directeur Adjoint
Le Directeur Adjoint est chargé, sous l’autorité du directeur, du suivi du fonctionnement des services. Il assure l’animation et la coordination des différentes activités de l’agence aussi bien au siège qu’au niveau des coordinations régionales. Il veille à la mise en oeuvre de la stratégie, à l’application des décisions arrêtées et au respect des orientations définies par la Direction de l’Agence de Développement Social.
Département Administratif et Financier, DAF
Ce département a pour objectifs de :
- garantir l'élaboration et la mise en oeuvre de la politique financière de l'agence ;
- veiller à la continuité des financements nécessaires à l'activité de l’Agence et des projets qu’elle finance;
- garantir la production dans les délais et la fiabilité des documents comptables, financiers et légaux ;
- optimiser la gestion des ressources matérielles, du patrimoine de l'agence et des ressources humaines ;
- conduire et optimiser les activités liées à l’administration du personnel.
Ce département comprend deux services :
Service Comptabilité et Finances
Ce service a pour mission :
- de s'assurer de la bonne tenue des comptabilités de l'agence (générale, budgétaire et analytique) et assurer un reporting périodique et régulier de la situation comptable et financière de l'agence ;
- d’optimiser la gestion de la trésorerie de l'agence ;
- de veiller à la continuité des financements nécessaires à l'activité de l’Agence et des projets qu’elle finance, et Garantir l’équilibre financier de l’ADS ;
- d’établir les prévisions de trésorerie et assurer leur mise à jour, et gérer au quotidien la trésorerie ;
- d’assurer le suivi des financements des bailleurs de fonds étrangers ;
- et de minimiser les charges financières et maximiser les produits financiers.
Service Moyens Généraux
Ce service a pour mission :
- de veiller à la réalisation des achats ;
- d’optimiser la gestion des stocks en assurant la disponibilité des articles ;
- de tenir à jour le fichier des immobilisations et réaliser les inventaires annuels des immobilisations ;
- d’assurer le suivi de la comptabilité auxiliaire des immobilisations ;
Département de Programmation et de Suivi Evaluation, DPSE
Ce département a pour mission :
- d’assurer le suivi de l'activité des coordinations ;
- de définir et proposer à la Direction une "stratégie ADS" ;
- d’assister la Direction et les différentes entités dans la définition des orientations stratégiques et des objectifs futures ;
- de parvenir à plus de fiabilité et de rapidité dans les flux de l'information chiffrée, en vue de l'élaboration du reporting ;
- d’anticiper et suivre les résultats et l'activité de l’agence, analyser les écarts entre prévisions et résultats et identifier leurs causes, conseiller et apporter les solutions visant à l'atteinte des objectifs de l’agence ;
- d’élaborer les plans d’action pluriannuels de l'agence, et les rapports d’activités annuels de l’agence ;
- de piloter la réalisation des études sectorielles et prospectives ;
- et de produire des statistiques relatives à l’activité de l’agence.
Ce département se compose de deux services :
Service de Programmation des Projets
Ce service a pour tâches :
- de programmer les réunions du CAP Comité d’Approbation des Projets et du CE ;
- d’évaluer les risques liés aux projets présentés aux comités d'approbation et d'éligibilité ;
- d’assurer le secrétariat des comités d'approbation et d'éligibilité ;
- de veiller à la mise en place des conventions ;
- de contrôler la conformité des dossiers de demande de financement envoyés par les coordinations (critères d’éligibilité de l’Agence) ;
- d’évaluer les risques liés aux projets ;
- et d’étudier, élaborer et améliorer les critères d'évaluation de risques dans les projets financés par l'agence.
Service Suivi Evaluation
Ce service se chargera de :
- veiller au respect de Manuel De Procédures ;
- aider au pilotage des actions et prendre la décision à travers le développement et la mise en oeuvre d’outils de pilotage et de suivi de la performance tels que : les tableaux de bord, les états périodiques sur l’avancement des projets et des performances des différentes structures de l’agence et un système de reporting sur l’intervention de l’agence ;
- assurer le suivi des projets et programmes d’action sur le plan financier et physique ;
- assurer la mesure, le calcule et l’analyse des écarts entre les réalisations et les prévisions ;
- définir le ratio propre au métier de l’agence ;
- garantir le suivi des réalisations par rapport aux prévisions ;
- réaliser des diagnostics sur les causes des écarts et des défaillances identifiés ;
- proposer des solutions et des recommandations pour remédier aux problèmes identifiés ;
- participer à la réalisation d’études d’évaluations et d’impacts des projets ;
- mettre en oeuvre un système de suivi et d’évaluation des performances de l’ADS ;
- et d’assurer l’automatisation du suivi à travers le système d’Information et de gestion de
- l’ADS.
Département Activités Génératrices de Revenus
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Département Maîtrise d’Ouvrage Social
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Département Renforcement des capacités des acteurs
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Services d’Appui
Service de la Communication :
Ce service a pour mission :
- de mettre en oeuvre les actions de communication externe ;
- de promouvoir la charte visuelle et veille au respect de son utilisation auprès de l’ensemble des entités de l'agence ;
- de contribuer à l'efficacité de la mise en oeuvre des actions de communication externe ;
- et d’assister les structures de l’ADS dans le domaine de la communication externe.
Service Coopération Internationale :
Ce service est chargé de :
- concevoir et proposer une politique des relations internationales susceptible de favoriser les coopérations et les échanges avec les bailleurs de fonds ;
- maintenir des relations avec les organismes nationaux et internationaux de manière à assurer la qualité du dialogue et garantir la pérennité des relations ;
- Suivre pour le compte des organismes tiers (bailleurs de fonds) l’avancement des projets financés et les tenir informés par un reporting régulier de la situation sur le terrain ;
- mettre en oeuvre la stratégie de l'agence en matière de coopération à l’international.
Service Gestion des Ressources Humaines :
Ce service est chargé de :
- assurer la gestion du patrimoine de l'agence et veiller à sa sauvegarde ;
- conduire et optimiser les activités liées à l’administration du personnel ;
- assurer la gestion prospective et le développement des ressources humaines ;
- et de piloter les opérations d’évaluation des ressources humaines.
Service du Système d’Information et du Réseau :
Il est chargé :
- de maintenir en conditions opérationnelles le système informatique de l’agence ;
- d’anticiper les évolutions, évaluer le coût et préconiser les investissements en fonction des sauts technologiques souhaités ;
- d’assurer la sécurité et maîtriser les risques liés au système d’information ;
- de spécifier, organiser et planifier les projets informatiques de l’ADS, depuis la
- Conception jusqu’à la réalisation ;
- d’assurer la gestion des ressources informatiques ;
- et de contrôler et valider les formations des utilisateurs.
Service Audit Interne et Inspection :
Il est chargé de :
- garantir la bonne maîtrise des opérations ;
- donner l’assurance à la Direction de l’application des procédures et des normes ;
- contribuer à fiabiliser le système de pilotage en concevant et proposant la politique de gestion des risques et de vérification du système de contrôle interne ;
- proposer les modes de fonctionnement de l'inspection, dans le respect des obligations réglementaires ;
- mettre en oeuvre la politique de gestion des risques liés au contrôle interne à l'agence en assurant des missions de contrôles ponctuels et inopinés des services à risques, au niveau du siège et des coordinations régionales ;
- veiller à l’adéquation des pratiques aux référentiels écrits et à la stratégie de l’ADS ;
- et analyser les processus et proposer des actions correctives et amélioratrices.
Les Coordinations Régionales
Au niveau régional, chacune couvrant plusieurs provinces, les Coordinations Régionales sont responsables du suivi journalier des programmes réalisés leurs zones d’interventions. Il s’agit de petites structures qui font appel à des consultants (Chargés de Projets) pour le montage et le suivi des projets.
Les coordinations ont pour mission de :
- promouvoir le développement social au niveau de sa couverture territoriale ;
- garantir le bon déroulement des projets financés par l’agence au niveau de leurs zones d’intervention ;
- de coordonner leur programme avec ceux des collectivités locales, des associations et d’autres intervenants ;
- d’appuyer et de suivre les projets administrés par des coordonnateurs ;
- d’évaluer sur le terrain, les projets soumis à l’agence ;
- de préparer et d’élaborer des stratégies et des plans de travail pour les activités dans leur région.
Les consultants
L’agence fait appel à des consultants pour le suivi des projets ou des dossier thématiques.
Il existe quatre types de consultants à l’agence :
- Les Chargés de Projets : ont pour mission le suivi des projets et assister les partenaires locaux de l’agence … etc.
- Les consultants techniques : ont pour mission de suivre le volet technique des projets suivis par les Coordinations Régionales.
- Les animateurs : sont chargés d’accompagner la population dans les projets de Maîtrise d’Ouvrage Sociale.
- les Responsables de Programmes : qui s’occupent de la coordination des Unités de Gestion des Programmes ou des dossiers thématiques.
- Et les consultants d’appui technique aux services centraux.
