Avant d’entamer le cycle de gestion de projet, l’agence procède à un ensemble d’actions préparatoires que les CP sont appelés à effectuer par la reconnaissance du terrain (diagnostic préliminaire).
Ces actions, menées par l’Agence, peuvent susciter des demandes de financement (Approche guichet) ou déboucher sur la formulation de projets initiés par l’agence et ses partenaires.
Les projets appuyés par l’agence sont appréciés selon deux types de critères :
S’agissant des critères généraux, le projet doit être conforme à la mission de l’agence, comporter un caractère communautaire et participatif, être porté par des bénéficiaires à caractère socioéconomique vulnérable.
De plus, il doit être viable (garanties de viabilité du point de vue technique et socioéconomique), revêtir un caractère durable, intégrer un ensemble d’actions.
L’agence appuie les projets qui respectent un mode de bonne gouvernance, l’égalité entre hommes et femmes et le respect de l’environnement .
Cette étape permet l’identification du projet et du demandeur. Les porteurs de projet expriment leurs besoins dans un formulaire de demande de financement selon le type de porteur. Un accusé de réception est délivré au porteur. Les demandes retenues sont enregistrées et codifiées au niveau d’ISADS. Pour chaque projet soumis, un AD et un CP sont désignés pour le suivi.
Cette étape vise l’étude, sur le terrain par les CR, de la faisabilité technique, sociale, économique et environnementale du projet : objet de la demande de financement. L’ADS peut confier cette tâche également à une partie contractuelle (généralement une association). Le chargé de projet, supervisé par l’Agent de Développement étudie, sur le terrain, la faisabilité technique, sociale, économique et environnementale du projet. Il saisit les données sur ISADS, et les transmet à l’Agent de développement pour vérification du montage du projet.
Le comité compétent se prononce sur l’approbation du projet ou éventuellement demande son report en attendant des compléments d’information. En cas de décision des comités (CAP, CE) impliquant une réduction considérable de la contribution demandée par le porteur du projet, un délai de deux semaines est accordé à la Coordination régionale pour discuter avec le porteur avant contractualisation.
A ce niveau, il y a concrétisation et formalisation du partenariat entre l’ADS et le porteur du projet. Cette étape est confiée au DPCG, en attendant la mise à niveau de la structure du département administratif et financier qui devra nécessairement prendre en charge cette tâche.
Les projets sont gérés par des partenaires de l’agence et réalisés soit par les bénéficiaires (hommes/femmes) soit par l’entreprise. Un appel à concurrence est lancé pour la passation des contrats de travaux et de fournitures de services.
Il s’agit de l’étape d’exploitation du projet au cours de laquelle l’agence peut procéder à des évaluations, des études d’impact et répondre à d’autres besoins de la communauté. Sa durée de vie est de deux années. Elle peut toutefois être réduite selon la nature du projet. Durant toute l’étape de la mise en valeur, l’agence reste en contact permanent avec le partenaire pour l’assister et intervenir en cas de besoin. Des missions périodiques de suivi débouchent sur la rédaction de rapports (au moins deux fois par an). A l’issue de la période de mise en valeur, la réception définitive est sanctionnée par un Procès verbal du projet et signé par le partenaire.
